segunda-feira, 31 de outubro de 2011

O Perfil da Secretaria Moderna



O PERFIL DA
SECRETÁRIA MODERNA
Com a primeira guerra mundial se deu maior estímulo à integração a mulher nos escritórios. Ela drenou a força de trabalho americano e a mulher apareceu para substituir o homem trabalhando como secretário e às vezes até em atividade executiva, bem com outras profissões.
Após a guerra, a mulher manteve sua posição tão arduamente conquistada. Por volta 1920 já havia 1,2 milhões de mulheres desempenhando os cargos de secretárias e eteno grafas
No começo da década de 30 havia três milhões de secretária e os empregos continuavam a chover inclusive durante o ano de repreensão. Prontamente apareceu a secretária como uma jovem distinta, ativa em tudo do tênis a política. Surgiu a primeira dentre a secretária executiva, datilografas, e nasceu o intervalo do cafezinho!!!
A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de mão-de-obra e a procura por secretária aumentou na medida em que os negócios progrediam.
Nos anos 50 o papel da secretária limitava-se a executar algumas das técnicas secretariais como taquigrafia, datilografia, arquivo, atendimento telefônico e anotações de recados. Com o inicio do treinamento gerencial nos anos 60, as secretárias tiveram mudanças no perfil dos administradores e executivos. A secretária, porém continuou a ter um papel de simples auxiliar. Nesta época ter uma secretária passou a ser um dos símbolos de status na empresa brasileira.
Mudanças significativas começaram a acontecer na profissão nos anos 70, quando ela passou a ser vista como um membro ativo na gerencia participando de programas de desenvolvimento mais elaborado.
A atuação das associações de classe em todo Brasil e seu grande trabalho a favor da regulamentação da profissão, ajudaram a criar uma nova mentalidade nas profissionais. No final da década de 70, vimos a secretária com uma atuação mais dinâmica e abrangente, ganhando respeito nas organizações.
Já nos anos 80, o Brasil despertou para era da qualidade, um momento renovador invadiu as empresas. Percebe-se que uma das primeiras formas de administração participativa está na ação conjunta de executivo e secretária, começa-se então, a divulgação e o treinamento de executivos e secretárias para uma atuação em parceria, formando uma equipe de dois.
Os anos 90 representaram um grande desafio para a profissão de secretária, a busca da excelência, obrigaram as profissionais a redimensionar a sua atuação. O perfil da moça elegante, bem vestida e ótima datilografa é substituída. Exigem-se agora profissionais de perfil empresarial: pessoas polivalentes e atualizadas, produtoras de lucros e resultados.
O que é ser uma secretária no mundo moderno?
Já foi o tempo em que ela se dedicava apenas a cuidar da agenda. Hoje, a secretária, também desempenha um papel importantíssimo em questões administrativas atuando como gestora empreendedora, gestora de negócios e gestora de processos, processos esses que vão desde a confecção de produtos, estruturação de porto-fólios, apresentações, estruturação de relatórios administrativos, orçamentos, além de ser responsável pela organização de veículos, administração de serviços de segurança e organização de fluxo de informação.
Portanto, seja qual for a sua capacidade de atuação, a secretária moderna ocupa uma função cada vez mais estratégica, executando tarefas que exigem uma mudança no perfil profissional.
Hoje em dia a secretária é mais do que o braço direito do chefe, ela é o elemento chave na administração dentro e fora da empresa.
A secretária contemporânea precisa de competências técnicas como: idiomas, informática, conhecimentos da organização e de técnicas administrativas, etc. Competências interpessoais: comunicação, liderança, gerenciamento de relações, criatividade, etc. Contudo, o mais importante é que tenha competências comportamentais: consciência de custos, compromisso com resultados, negociação, busca do aprendizado, entre outras. Considerando-se uma excelente secretária, boa parte do seu desempenho pode ser pelo fato de trabalhar com um excelente executivo, pois uma coisa leva à outra.
A profissional possui diversas características, como a discrição, organização, iniciativa e paciência, mas entre elas existem outras qualidades importantes como ter capacidade de comunicação e relacionamento interpessoal, ser responsável, ter sua própria personalidade, ser flexível às mudanças, enxergando nelas oportunidade de crescimento, ter bom senso à tomada de decisões sabendo transformar problemas em soluções e saber escutar, organizar reuniões. Enfim, as qualidades são muitas e acima de tudo ela precisa usar a Inteligência Emocional, para saber lidar com pessoas de todos os níveis e personalidades, além de algumas situações, onde exigem o uso dessa inteligência.
Esse mundo moderno, contudo, é atraente para as secretárias. Elas não querem as rotinas de 10 anos atrás.
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O mercado exige essa formação diferenciada. O profissional tem que ter algo mais. “Por isso, a secretária precisa saber mais de um idioma, ter noções de psicologia, gestão de pessoas, administração, dentre outros requisitos”. O espaço está acabando para quem não possui formação. Empresas que contratam pessoas sem o curso têm prejuízo pela falta do preparo profissional.
A secretária convencional de gestos leves, fala mansa, sempre as voltas com a datilografia, atendendo ao telefone, anotando recados, cuidando da agenda do chefe, esta em processo com de extinção. Em seu lugar surge a profissional, a secretária moderna que digita em micro, que domina a linguagem da informática, que acompanha os acontecimentos da empresa onde trabalha que analisa as cotações da bolsa, que opina sobre as oscilações do mercado e sugere operações em títulos bancários uma vez que esta em sintonia com o mundo dos negócios, com as atividades do executivo. Desde, com a automação, passa a figura como parceira no d Anteriormente, o executivo ditava cartas que o executivo datilografava. Hoje, o executivo digita sua correspondência e a envia pôr fax ou e-mail, ou delega totalmente à secretária a redação e assinatura de cartas. As tarefas de uma secretária compreendiam recepção e envios de documentos, atendimentos telefônicos, de visitas, manutenção de arquivos e agendas, marcações de reuniões, provisão de material de escritório. Hoje as tarefas de uma secretária compreendem gerenciamento e operação de sistema de informação (telefone, fax, copiadoras, microcomputadores ligados pôr modem a rede de informação); gerenciamento de serviços de treinamento, atendimento a clientes, objetivando a oferecer maior qualidade dos produtos ou serviços da empresa para a qual trabalha; apoio logístico a reuniões (preparação de sala, estabelecimento de horário, envio de pauta, provisão de materiais necessários, como canetas, blocos de papeis, lápis, borrachas, clipes, grampeador, pastas e outros).
Entre as responsabilidades adicionais que são esperadas de uma secretária devem ser incluídas:
Obtenções de informações para o executivo: copia de artigos de revistas, jornais, resumo de artigos de periódicos.
Consultas a fontes de informações (referencia bibliográficas) para obter informações desejadas pelo executivo. Pode ser incluído aqui o interesse visitas a livrarias para sondagem de novas publicações de interesse do executivo;
Participações ativas em encontros e, às vezes, coordenação e presidência de trabalho;
Preparação de encontros, congressos e conferências. Faz parte também de suas tarefas atividades lembrarem o executivo das tarefas que lhe foram delegadas para esses encontros;
Redação de correspondências. A secretária deve ter redação própria, bem como conhecimento gramatical adequado a essa tarefa,. Sua redação deve dispensar a leitura e conferência do executivo. Muitas cartas serão assinadas pôr ela mesma;
Preparação de relatórios administrativos e redação de artigos para publicações. A secretária deve ter conhecimento de preparação de texto, de regras básicas de metodologia cientifica como a NBR 6023/89 da associação brasileira de normas técnicas (norma relativa a elaboração de referência bibliográficas). Evidentemente, o conhecimento de outras NBR é necessário, dependendo da área de atuação da empresa;
Digitação e edição de texto;
Composição de relatórios, memorando e listas de assuntos que farão parte da conversa profissional do executivo num encontro;
Supervisão e treinamentos de auxiliares;
Seleção e recomendação de equipamentos para escritório;
Aquisição de material de uso diário no escritório;
A secretária deve estar atenta para o efeito do rápido desenvolvimento tecnológico, sobre tudo com a introdução de modernos aparelhos de comunicação (variados tipos de telefones, fax, copiadoras e microcomputadores). Esses aparelhos alteraram sobremaneira a rotina quotidiana da execução dos serviços.